Panduan terperinci mengenai cara bekerja dengan dokumen di NextCloud

NextCloud adalah platform kerjasama kandungan sumber terbuka yang memungkinkan untuk membuat storan fail yang selamat dengan ciri perkongsian dan penyegerakan. Tidak terlalu banyak mengatakan bahawa NextCloud adalah penyelesaian yang ideal untuk pengurusan fail, kerana platform ini membolehkan anda berkongsi fail dan folder di komputer anda, dan menyegerakkannya dengan segera dengan pelayan NextCloud anda.

Walau bagaimanapun, NetXCloud bukan sahaja bagus untuk foto dan fail multimedia. Platform ini banyak ditawarkan semasa anda berurusan dengan dokumen pejabat. Artikel ini akan mengajar anda cara bekerja dengan dokumen dalam contoh NetxlCoud anda.

Susun storan awan berpusat

Dengan NextCloud, Anda boleh membina persekitaran penyimpanan yang mudah di mana anda boleh menyimpan dan menguruskan semua dokumen teks, spreadsheet, dan persembahan teks anda. Anda boleh memuat naiknya secara manual atau anda boleh mengimport fail pejabat dari storan pihak ketiga dengan memasang aplikasi yang sepadan dari kedai aplikasi terbina dalam.

Sebagai contoh, ada kemungkinan untuk mengintegrasikan Dropbox, OneDrive, dan Google Drive. Oleh itu, anda boleh mengimport dokumen pejabat anda dan data lain ke penyimpanan NetXCloud.

Penyimpanan fail NextCloud

Urus dokumen dengan mudah

NextCloud membolehkan anda menguruskan dokumen dengan cara yang berbeza. Anda boleh membuat folder dan subfolder untuk menyimpan dokumen pelbagai jenis secara berasingan. Contohnya, anda boleh membuat folder untuk persembahan dan satu untuk spreadsheet. Juga, anda boleh menamakan semula, menyalin atau memindahkan fail pejabat dengan mudah dengan memilih pilihan yang diperlukan dari menu konteks apabila anda mengklik kanan mereka.

Untuk mengakses dokumen yang diperlukan dengan cepat, anda boleh menandakannya sebagai kegemaran. Apabila anda perlu bekerjasama dengan mereka, cuma klik Kegemaran ikon di panel sebelah kiri, dan anda akan melihat semua dokumen yang ada dengan status ini.

Ciri lain yang berguna ialah keupayaan untuk memberikan tag. Sekiranya anda ingin membuat tag, yang perlu anda lakukan ialah membuka fail melalui Perincian Lihat dalam menu konteks. Kemudian taipkan apa yang anda mahu gunakan sebagai tag. Anda dibenarkan memberikan beberapa tag ke satu fail. Semua tag dikongsi oleh semua pengguna di pelayan NextCloud anda.

Urus dokumen di NextCloud

Apa lagi, semuanya NextCloud Pengguna dibenarkan meninggalkan komen. Anda boleh menggunakan Perincian Lihat untuk menambah komen anda di dokumen atau membaca yang ditinggalkan oleh orang lain. Komen dapat dilihat oleh pengguna yang mempunyai akses ke fail.

Akses dokumen anda dari desktop dan mudah alih

NextCloud datang dengan sokongan penuh untuk Webdav, Oleh itu, anda boleh menyambung dan menyegerakkan dengan mudah dengan dokumen anda dari penyimpanan NextCloud melalui protokol ini. Anda dibenarkan menyambung ke peranti Linux, Windows, dan MacOS serta aplikasi mudah alih untuk Android dan iOS.

Setelah disambungkan, anda boleh menyegerakkan PC desktop atau telefon pintar anda dengan pelayan NextCloud anda. Ini amat berguna apabila anda sentiasa dalam perjalanan dan perlu mengakses dokumen anda dari lokasi yang berbeza.

Berkongsi dokumen dengan orang lain

Apa yang membuat NextCloud Hebat adalah keupayaannya untuk perkongsian fail yang selamat. Sebagai pengguna NextCloud, anda boleh berkongsi fail dan juga folder dengan pautan awam, pengguna dan kumpulan lain, bulatan dan perbualan bercakap.

Semasa berkongsi dokumen, spreadsheet, atau persembahan, anda boleh membenarkan mengedit fail dengan penyelesaian penyuntingan kolaboratif NextCloud anda, seperti OnlyOffice.

Pilihan perkongsian tambahan untuk fail pejabat adalah:

• Sembunyikan muat turun - Pilihan ini menghilangkan butang muat turun menjadikannya mustahil untuk memuat turun fail.
• Melindungi kata laluan - Pilihan ini membolehkan anda menetapkan kata laluan.
• Tetapkan tarikh tamat tempoh - Pilihan ini secara automatik melumpuhkan bahagian pada hari tetap.
• Perhatikan kepada penerima - Pilihan ini membolehkan anda menghantar mesej kepada penerima.
• Unshare - Pilihan ini direka untuk mengembalikan bahagian.
• Tambah pautan lain - Pilihan ini memungkinkan untuk membuat pelbagai pautan awam dengan hak yang berbeza.

Perkongsian dalaman juga boleh didapati di NextCloud.

Kongsi dokumen NextCloud

Menyulitkan dokumen anda

Sekiranya anda berurusan dengan maklumat sulit, anda pasti akan dapati ciri ini membantu. Hakikatnya ialah NextCloud dilengkapi dengan aplikasi penyulitan sisi pelayan. Apabila anda mengaktifkannya, semua fail NextCloud anda disulitkan secara automatik di sisi pelayan.

Aplikasi penyulitan menggunakan log masuk anda sebagai kata laluan untuk kunci penyulitan unik anda, jadi anda tidak perlu melakukan apa -apa. Log masuk ke dalam contoh NextCloud anda dan uruskan dokumen pejabat anda seperti yang biasanya anda lakukan. Jangan lupa bahawa anda boleh menukar kata laluan anda pada bila -bila masa.

Anda boleh mengaktifkan penyulitan sisi pelayan dalam tetapan admin.

Sulitkan dokumen NextCloud

Edit dan bekerjasama dengan dokumen dengan OnlyOffice

NextCloud mudah disatukan dengan beberapa suite pejabat yang membolehkan anda membuat dan mengedit dokumen pejabat dalam talian. Salah satu penyelesaian terbaik ialah Docs OnlyOffice, pakej pejabat sumber terbuka untuk penyuntingan dan kerjasama dokumen dalam talian. Apabila bersepadu, Dokumen sahaja Memungkinkan untuk mengedit fail docx, xlsx, pptx, csv, dan txt serta melihat pdfs.

Dengan suite pejabat dalam talian ini, anda dibenarkan untuk bekerjasama dengan pengguna NextCloud lain dalam masa nyata. Untuk tujuan ini, Dokumen sahaja Menyediakan satu set lengkap ciri kolaboratif, termasuk dua mod pengeditan (cepat dan ketat), kawalan versi dan sejarah versi, perubahan trek, komen, sebutan pengguna, dan komunikasi melalui sembang terbina dalam.

Kerjasama dokumen masa nyata juga mungkin di kalangan pelbagai contoh NextCloud bersekutu yang disambungkan ke satu pelayan dokumen OnlyOffice tunggal (Dokumen OnlyOffice).

Baca panduan ini untuk mengetahui cara mengintegrasikan dokumen sahaja dengan NextCloud.

Bekerjasama dengan dokumen dengan OnlyOffice

Buat dan isi borang dalam talian

Selain daripada dokumen teks tradisional, spreadsheet, dan persembahan, Dokumen sahaja Juga membolehkan anda bekerja dengan borang yang dapat diisi. Dengan kata lain, anda boleh membuat, mengedit dan bekerjasama dengan dokumen dengan bidang yang boleh diisi. Bidang ini boleh menjadi pelbagai jenis. Contohnya, medan teks, butang radio, senarai drop-down, kotak semak, kotak kombo, dan gambar.

Semasa membuat borang yang boleh diisi, anda boleh menambah seberapa banyak bidang yang diperlukan dan menyesuaikan sifat mereka. Dokumen sahaja berfungsi dengan docxf, formatnya sendiri untuk templat borang. Oleh itu, apabila anda membuat borang, anda membuat fail docx yang boleh anda edit dan bahkan berkongsi dengan orang lain untuk tujuan kerjasama.

Semasa anda Docxf borang sudah siap, anda boleh menyimpannya sebagai Oform. Ini adalah satu lagi sambungan fail yang dibangunkan oleh pasukan sahaja. Format ini digunakan untuk borang yang boleh dipenuhi dengan siap sedia. Keanehan utama Oform adalah bahawa fail sedemikian tidak dapat diedit kecuali memasuki data dalam bidang.

Oleh itu, apabila anda membuka fail Oform, anda tidak akan melihat alat penyuntingan. Anda akan dapat menavigasi bidang yang ada dan memasukkan data yang diperlukan. Apabila fail Oform selesai, anda boleh menyimpannya sebagai PDF dan memuat turunnya dari antara muka editor.

Buat dan isi borang dalam talian

Menggunakan kebenaran perkongsian tambahan

Sebagai tambahan kepada kebenaran perkongsian fail standard, Dokumen sahaja Menawarkan satu set hak akses canggih yang boleh anda gunakan semasa berkongsi fail pejabat dengan pengguna lain:

• Dengan akses penuh, anda boleh melakukan apa sahaja yang anda mahukan.
• Dengan pandangan sahaja, anda boleh membuka fail untuk dilihat tetapi penyuntingan dilarang.
• Dengan mengulas, anda boleh melihat fail dan meninggalkan komen di atasnya.
• Dengan semakan, anda dapat menggunakan mod perubahan trek.
• Dengan penapis tersuai, pengguna lain tidak akan dapat menukar penapis yang ditetapkan semasa mengedit spreadsheet bersama.

NextCloud membolehkan anda berkongsi fail pejabat menggunakan drag-drop dalam ceramah. Semua peserta sembang akan mendapat akses ke fail yang dikongsi.

Tukar dokumen pejabat ke format OOXML

Dokumen sahaja juga dilengkapi dengan ciri penukaran. Jadi, jika anda mempunyai dokumen pejabat selain OOXML, anda boleh menukarnya dengan satu klik. Senarai format yang serasi untuk penukaran adalah benar -benar panjang dan termasuk DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Tanpa penukaran kepada OOXML, anda boleh membuka fail tersebut hanya untuk melihat. Sekiranya anda ingin menukar fail bukan ooxml, klik kanan dan pilih Tukar dengan pilihan sahaja. Selepas itu, anda akan dapat membukanya dan mengeditnya tanpa batasan.

Tukar dokumen ke format OOXML

Lindungi dokumen anda

Ketika datang ke perlindungan dokumen, Dokumen OnlyOfficen mempunyai beberapa ciri yang sangat menarik. Cara paling mudah untuk mengelakkan dokumen anda dari akses yang tidak dibenarkan adalah menetapkan kata laluan yang kuat. Apabila anda membuka dokumen, anda perlu memasukkan kata laluan setiap masa. Ini sangat berguna jika ada risiko bahawa seseorang dapat mengakses peranti anda ketika anda jauh daripadanya.

Ciri keselamatan lain adalah keupayaan untuk menambah tanda air. Dokumen sahaja membolehkan anda menambah tanda air teks atau menggunakan imej untuk melindungi fail pejabat anda. Dalam tetapan sahaja, anda juga boleh memutuskan sama ada anda mahu tanda air ditunjukkan semasa berkongsi fail dengan pandangan yang selamat.

Lindungi dokumen di NextCloud

Untuk pengguna maju, ada sesuatu yang lebih canggih. Dokumen sahaja Menggunakan Jason Web Token (Jwt), jadi anda boleh mengaktifkan teknologi ini dan mengkonfigurasi token anda untuk memberikan tahap keselamatan tertinggi. Baca dokumentasi rasmi jika anda ingin mengetahui mengenai JWT dalam dokumen sahaja.

Dokumen Watermark di NextCloud

Seperti yang anda lihat, NetXCloud adalah platform yang sangat baik untuk pengurusan dokumen dan perkongsian fail. Walau bagaimanapun, ia menjadi lebih kuat apabila anda mengintegrasikannya Dokumen sahaja. Penyelesaian gabungan dapat melakukan semua tugas pejabat dan membolehkan anda mewujudkan persekitaran kerjasama yang selamat di mesin tempatan anda.